Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928)

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:
Urząd Gminy i Miasta Koziegłowy, 42-350 Koziegłowy, Pl. Moniuszki 14, Pani Katarzyna Zawiązalec -  Pełnomocnik do spraw zgłoszeń zewnętrznych
Zgłoszenia zewnętrzne, zgodnie z Zarządzeniem Nr 116/2024 Burmistrza Gminy i Miasta Koziegłowy
z dnia 27 grudnia 2024r. w sprawie ustalenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
1. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane poprzez przekazanie informacji zawierających w szczególności dane zgodne ze wzorem karty zgłoszenia stanowiącej załącznik nr 1 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych:
• za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod nr 34/314 12 19 wew. 119
w dni robocze w godzinach 10.00-14.00 lub
• na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku.
2. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane poprzez przekazanie karty zgłoszenia zgodnej ze wzorem karty zgłoszenia stanowiącej załącznik nr 1 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych:
• w postaci papierowej na adres: Urząd Gminy i Miasta Koziegłowy, 42-350 Koziegłowy, Pl. Moniuszki 14, z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie naruszenia prawa” – bez podawania danych osobowych nadawcy na kopercie lub
• w postaci elektronicznej na adres: sygnalista@kozieglowy.pl.

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów).

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:
Pełnomocnik do spraw zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa:
• przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne i dokonuje wstępnej ich weryfikacji,
• rozpatruje zgłoszenie zewnętrze – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu Gminy i Miasta Koziegłowy oraz gminnych jednostek organizacyjnych,
• potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych lub potwierdzenie zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty albo sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie,
• przekazuje zgłoszenie zewnętrzne do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie nie później niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania urzędu, lub gminnych  jednostek organizacyjnych – oraz informuje o tym sygnalistę,
• odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz informuje o odstąpieniu sygnalistę,
• podejmuje działania następcze, w tym komunikacja z sygnalistą np. w celu uzyskania wyjaśnień lub dodatkowych informacji, dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
• przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, informacja zwrotna jest przekazywana na podany przez sygnalistę adres do kontaktu, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych,
• przekazuje sygnaliście informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji
Pełnomocnik do spraw zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa:
• potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych lub potwierdzenie zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty albo sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie,
• informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie nie później niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania urzędu, lub gminnych  jednostek organizacyjnych,
• informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
• przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, informacja zwrotna jest przekazywana na podany przez sygnalistę adres do kontaktu, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych,
• przekazuje sygnaliście informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.

V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:
Ujawnienie danych osobowych sygnalisty może nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed dokonaniem ujawnienia pełnomocnik powiadamia o tym fakcie sygnalistę wraz z wyjaśnieniami powodów ujawnienia danych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniom, o których mowa powyżej.

VI. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

 

VII. Charakter działań następczych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
W celu zweryfikowania zgłoszenia podejmowane są następujące działania następcze:
• komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu wykorzystując adres do kontaktu, jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie  może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, pełnomocnik odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji,
• dochodzenie wewnętrzne,
• prowadzenie postępowania wyjaśniającego, w tym powoływanie, w razie potrzeby, zespołów umożliwiających wyjaśnienie sprawy,
• wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego.

VIII.  Zgodnie z art. 4(1) ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego. Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych, zgodnie z art. 12 ustawy o ochronie sygnalistów w przypadku pracy świadczonej na podstawie stosunku pracy i zgodnie z art. 13 w przypadku pracy lub usług świadczonych na podstawie innych stosunków prawnych:
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis art. 12 ustawy stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

IX. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X. W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prywatnego lub publicznego, z którym sygnalista pozostaje w kontekście związanym z pracą, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych można skorzystać z Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa obowiązującej w tym podmiocie.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich,
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Infolinia: 800 676 676